“We willen iets bijzonders organiseren voor ons team, maar het budget is beperkt.” Ik hoor het regelmatig. En mijn eerste vraag is dan altijd: heb je de WKR al goed in kaart? De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee je als werkgever een deel van je loonsom onbelast kunt inzetten voor vergoedingen aan je medewerkers zoals een personeelsfeest, teamuitje of kick-off. Zolang je binnen de zogeheten ‘vrije ruimte’ blijft, betaal je er geen extra loonbelasting over. En dat biedt meer ruimte dan de meeste werkgevers denken.
Hoeveel ruimte heb je?
De vrije ruimte in 2025 bedraagt 2% over de eerste €400.000 van je fiscale loonsom, en 1,18% over alles daarboven. Voor een bedrijf met een loonsom van €400.000 is dat al €8.000 om onbelast in je mensen te investeren. Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere iets wat je uiteraard wilt voorkomen.
Goed nieuws: vanaf 2027 stijgt het percentage voor de eerste €400.000 naar 2,16.
Locatie is alles
Wat veel mensen niet weten: de locatie van je event bepaalt direct of de kosten in je vrije ruimte vallen of niet. Organiseer je het event op je eigen werkplek, kantoor, loods, parkeerterrein, alles waarvoor jij als werkgever Arbo-verantwoordelijk bent. Dan valt het buiten de vrije ruimte en betaal je er in principe geen belasting over. Ga je naar een externe locatie? Dan tellen alle kosten (huur, catering, entertainment) wél mee in de vrije ruimte.
Mijn tip: denk ruimer dan je vergaderzaal. Een omgebouwde loods of een sfeervolle buitenruimte op eigen terrein kan een onvergetelijke eventlocatie zijn én fiscaal heel gunstig uitpakken.
“Je hoeft niet te kiezen tussen een mooie beleving en een slim budget. Met de juiste aanpak kun je allebei hebben.”
Slim combineren
Organiseer je een dag met zowel een inhoudelijk programma als een feestelijk gedeelte? Dan kun je slim combineren: een training of strategiesessie overdag valt als zakelijke kosten buiten de WKR, terwijl een diner of borrel ’s avonds op de vrije ruimte drukt. Zo haal je meer uit je totale budget.
Zorg ook voor een goede administratie. Heldere factuurspecificaties maken het verschil als de Belastingdienst ooit langskomt. En twijfel je over de fiscale inrichting? Betrek dan je accountant of belastingadviseur, ik werk daar graag mee samen.
Van regeling naar beleving
Want uiteindelijk gaat het niet om belastingregels. Het gaat om mensen. Om dat moment waarop je team met elkaar lacht, nieuwe energie opdoet en trots is op waar ze deel van uitmaken. De WKR is het instrument. Jij en ik bepalen wat je ermee maakt.
Samen gaan we voor transformatie. En voor een TIEN.
Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg voor fiscaal advies altijd een belastingadviseur of de Belastingdienst.
Zin om samen iets moois te maken?
Vertel ons over jouw doelstelling en budget. Wij denken graag met je mee van concept tot uitvoering, fiscaal slim én onvergetelijk voor je team.